Deze 5 functies mogen niet ontbreken in uw nieuwe DMS

De functie van een documentbeheersysteem (kortweg DMS) lijkt in eerste instantie vanzelfsprekend: het dient bedrijven voor het interne beheer van hun documenten. Achter de term DMS, die voor velen op het eerste gezicht misschien vanzelfsprekend lijkt, zijn er echter verschillende functies die pas duidelijk worden als je ze van dichtbij bekijkt.

Hieronder leest u welke functies worden bedoeld en hoe u deze actief kunt gebruiken om uw bedrijf vooruit te helpen. Allereerst moet echter worden vastgesteld wat tegenwoordig precies onder een DMS moet worden verstaan.

Definitie van DMS

DMS is per definitie een documentbeheersysteem dat het beheer en de organisatie van allerlei soorten documenten ondersteunt. Het doel van DMS is om alle documenten in een bedrijf te digitaliseren en op een zodanige manier te archiveren dat ze gemakkelijk en op elk moment kunnen worden gevonden.
Het is niet langer een analoge organisatie van fysieke documenten, die worden opgeslagen en gearchiveerd in een groot aantal archiefkasten. Modern DMS houdt zich bezig met de verwerking van digitale documenten of met de digitalisering van analoge documenten om ze te kunnen beheren.

1. Procesautomatisering

Het automatiseren van bedrijfsprocessen is altijd een verstandige maatregel als het respectieve proces gestroomlijnd is of sneller verloopt en het bedrijf dus middelen kan besparen. Hoewel automatisering steeds meer een probleem wordt, worden veel processen nog steeds handmatig afgehandeld. Dit is bijvoorbeeld vaak het geval bij het verwerken van facturen.

Dit proces kan worden geautomatiseerd met behulp van DMS tot een punt waarop de factuur alleen handmatig hoeft te worden gescand. Al het andere wordt afgehandeld door interne DMS- of ERP-processen. De gescande factuur wordt gelezen en geregistreerd door het systeem en de gegevens worden gecontroleerd. Deze gegevens worden vervolgens vergeleken met een bestelling of de stamgegevens van de respectieve leverancier die zijn opgeslagen in het systeem. Dit gebeurt met behulp van een interface tussen het DMS en het ERP-systeem. Als alle informatie correct is, wordt automatisch een betaling geactiveerd en wordt de factuur auditbestendig ingediend.

2. Snellere toegang tot belangrijke informatie

Als het aantal opgeslagen of verwerkte documenten toeneemt, kan dit snel verwarrend worden. Omdat computers tegenwoordig bijna uitsluitend worden gebruikt, neemt het aantal digitale documenten toe. Als u niet meer zeker weet hoe een specifiek document werd genoemd of waar het werd ingediend, kan dit snel leiden tot een relatief grote inspanning om dit document te vinden.

Een volledige tekstzoekactie in het DMS-systeem kan de benodigde tijd voor dit proces terugbrengen tot enkele seconden. Dit kan ook worden beperkt op basis van verschillende criteria, zoals het bestandsformaat (e-mail, PDF, enz.). Het is ook mogelijk om alle bestanden voor een specifiek klant- of contractnummer weer te geven.

Bovendien maken moderne DMS zoekopdrachten in volledige tekst mogelijk, zelfs voor documenten die alleen in hun oorspronkelijke versie in analoge vorm beschikbaar zijn. Met behulp van OCR kunnen fysieke kopieën worden vastgelegd, gelezen en omgezet in een digitaal document. Enerzijds wordt de grootte van het bestand vele malen verkleind. Aan de andere kant herkent het systeem de cijfers en letters in het document na digitalisering in plaats van alleen te zien als pixels van een algehele afbeelding. Een volledige tekstzoekactie is daarom ook mogelijk met gescande documenten.

3. Lokale onafhankelijkheid van DMS

In de wereld van vandaag wordt mobiel werken steeds belangrijker. De vereisten voor DMS-software om onderweg toegang te hebben tot documenten zijn dienovereenkomstig hoog. Het bestaande contract kan bijvoorbeeld worden bekeken op weg naar de klant, op voorwaarde dat een stabiele internetverbinding is gegarandeerd. Sommige DMS-oplossingen bieden echter ook bepaalde functies in de offlinemodus, zodat ten minste documenten kunnen worden geopend.

4. Samenwerking met behulp van DMS

Modern DMS creëert een platform voor betere samenwerking bij projecten of voor deelname aan workflows.
Veel DMS hebben een commentaar- of chatfunctie geïntegreerd waarmee collega's direct informatie over de status van een specifiek document kunnen uitwisselen. Dit vermindert de stroom e-mails en maakt ook communicatie in real-time mogelijk. Sommige DMS maken zelfs samenwerking mogelijk met externe partners die geen toegang hebben tot de DMS zelf. Een functie kan ook worden gebruikt om derden toegang tot een specifieke dataroom te garanderen zonder de integriteit van het gehele DMS in gevaar te brengen.

5. AVG-conform indienen door DMS

Een ander onderwerp dat steeds belangrijker wordt is gegevensbescherming. Met de definitieve inwerkingtreding van de AVG werden de daarin gedefinieerde richtlijnen voor gegevensbescherming bindend voor alle bedrijven. Omdat deze zeer uitgebreid zijn, moet hier niet elk detail worden besproken. Belangrijke vereisten zijn echter die die zich voordoen bij het verzamelen van persoonlijke gegevens. Alleen gegevens die absoluut noodzakelijk zijn om een bepaald doel te bereiken, mogen worden verzameld. Als aanvullende informatie vereist is, is ook de toestemming van de betrokkene vereist. Deze toestemming kan echter ook te allen tijde worden ingetrokken. Als dit het geval is, moeten bedrijven deze gegevens zonder een vermijdbare vertraging verwijderen.

Met een groot aantal vragen kunt u gemakkelijk uit het oog verliezen welke gegevensrecords eerst moeten worden verwijderd. Een DMS kan dit verhelpen. Door centrale registratie van alle gegevens en extra filterfuncties is het mogelijk om alle urgente vereisten weer te geven. Het is ook mogelijk om het systeem na een bepaalde tijd automatisch gegevens te laten archiveren of verwijderen.

DMS-functies - conclusie

Samengevat kan correct gebruikte DMS-software helpen om processen te stroomlijnen, te automatiseren en zo waardevolle bronnen te besparen. Sommige DMS bieden ook de mogelijkheid om extra functies toe te voegen, zodat ze ook kunnen worden aangepast aan de individuele vereisten van het respectieve bedrijf.