Hoe databasebeveiliging in het DMS te waarborgen

In dit artikel zullen we de beveiliging van databases nader bekijken en de verschillende beveiligingsmaatregelen van zowel Cloud als on-premises met elkaar vergelijken. Maar waarom is databasebeveiliging een probleem? Welnu, het antwoord ligt in de manier waarop documentbeheersystemen werken.

Wat is een DMS? - Een definitie

Elektronische documentbeheersystemen (DMS) zijn softwaretoepassingen waarmee bedrijven gegevens en documenten efficiënt kunnen opslaan, organiseren en beheren. Alle documenten worden opgeslagen in een centrale database en voorzien van de bijbehorende metadata.

Eenvoudig en snel zoeken

Dit maakt het later gemakkelijker om de documenten terug te vinden. Gebruikers kunnen eenvoudig zoeken naar trefwoorden of andere tags en een document gemiddeld veel sneller vinden, wat op de lange termijn een enorme tijdsbesparing oplevert.

Samenwerken wordt aangemoedigd

De centrale opslag vereist echter veel meer dan alleen het snel en gemakkelijk zoeken naar documenten. De centrale opslaglocatie en de toegang tot alle bestanden zorgen ervoor dat iedereen werkt met dezelfde informatie waardoor misverstanden, lange communicatiekanalen of onbedoelde verwijderingen worden uitgesloten.

Verschillende rechten in het DMS

Als een medewerker een bestand uploadt naar de database, is het vanaf dan beschikbaar voor alle medewerkers met de juiste toegangsrechten. Vervolgens kunnen ze het document openen en lezen of zelfs bewerken volgens hun eerder verleende rechten. Als een document wordt gewijzigd door een andere medewerker, wordt dit vastgelegd en inzichtelijk gemaakt voor anderen. Op deze manier kan een bedrijf veel sneller en efficiënter werken.

Databases gebaseerd op een DMS

Maar voordat we verdwalen in de voordelen van een DMS, laten we eens kijken naar de databases en de beveiliging ervan. Zoals eerder vermeld, slaan DMS-oplossingen alle documenten op in een centrale database. Maar wat is precies een database?

Wat is een database? - Een definitie

Een database is een systeem voor het elektronisch beheer van gegevens. Databases gaan over langdurige en consistente gegevensopslag. Databases slaan niet alleen gegevens op, ze moeten ze ook visueel kunnen weergeven.

Gegevens en software

Soms bestaat een database uit twee verschillende delen. Van de beheersoftware zelf en van de te beheren gegevens, de database.

Tegenwoordig maken databasesystemen deel uit van de meest voorkomende applicaties zoals ERP-systemen, CRM, HR-modules en ook documentbeheersystemen. Alle gegevens worden in een bijbehorende database geladen en daar verwerkt of opgeslagen.

Gedeelde data heeft veel voordelen

Op deze manier kunnen gegevens worden gedeeld met alle andere gebruikers die toegang hebben tot deze database. De juistheid, volledigheid en beschikbaarheid van de daarin opgeslagen gegevens zijn fundamenteel voor het functioneren van dergelijke databasesystemen.

De gegevens die in databases wordt opgeslagen, moeten worden beschermd tegen externe ongeoorloofde toegang. Laten we eens nader bekijken hoe deze databasebeveiliging wordt gegarandeerd.

Welke veiligheidsrisico's zijn er?

De databases waarop de documentbeheersystemen zijn gebaseerd, moeten vanwege de gevoeligheid van de gegevens voldoende worden beschermd. Er worden verschillende methoden en maatregelen gebruikt om deze bescherming te implementeren.

Technische en fysieke bedreigingen

Er worden verschillende informatiebeveiligingscontroles gebruikt om de integriteit en beschikbaarheid van de gegevens te beschermen. Maar niet alleen technische controle en beveiliging staan centraal, ook fysieke integriteit moet gegarandeerd zijn. In principe kunnen verschillende potentiële veiligheidsrisico's worden geïdentificeerd.

Hackers proberen gegevens aan te boren

Bij de beveiliging van databases zal men in eerste instantie vooral denken aan bescherming tegen hackers. Criminele actoren die gegevens proberen af te tappen om deze winstgevend te gebruiken. Bijvoorbeeld door deze data te verkopen of door chantage. Dergelijke aanvallen zijn bijzonder vervelend wanneer bijvoorbeeld belangrijke bouwplannen of specifieke aanbiedingen bij de concurrentie terechtkomen.

Dan kan zo'n aanval zelfs het einde van het bedrijf betekenen. Op technisch niveau worden een aantal verschillende maatregelen, zoals firewalls of encryptie, gebruikt om het hackers moeilijk te maken.

Oorzaak problemen vaak intern

En toch slagen hackers erin om van tijd tot tijd toegang te krijgen tot databases. Ze slagen meestal omdat werknemers een simpel wachtwoord gebruiken, het niet volgens de voorgeschreven frequentie wijzigen of hetzelfde wachtwoord privé gebruiken.

Ze gaan ook licht met de gegevens om en loggen bijvoorbeeld in op neppagina's die overeenkomen met het ontwerp van de daadwerkelijke inlogpagina.

Malware infecteert systemen

Een andere manier is via malware. Er wordt getracht het netwerk te infecteren met een virus of Trojaans paard om vervolgens op grote schaal data te kunnen aftappen. Daardoor is het steeds belangrijker geworden om zowel de databasesystemen als de programma's en gegevens daarin te beschermen.

Door programmeerfouten verdwijnen gegevens

Een ander veiligheidsrisico betreft de programma's zelf. Programmeerfouten en bugs kunnen ertoe leiden dat individuele functies niet meer werken, gegevens niet correct worden opgeslagen of zelfs hele programma’s niet meer werken. Er moeten passende maatregelen worden genomen om ervoor te zorgen dat een systeemupdate pas live gaat als deze voldoende is getest.

Fysieke risico's niet negeren

Maar er is ook het risico dat servers beschadigd raken, bijvoorbeeld door brand of waterschade. Daarom moet technische beveiliging ook gericht zijn op de fysieke beveiliging van een server waarop de databases worden beheerd.

Cloudproviders zijn zich bewust van het gevaar

Serverruimtes in bedrijven worden meestal alleen toegankelijk gemaakt voor IT of bevinden zich in goed beveiligde gebouwen. Cloudproviders gaan vaak een stap verder en verbergen zelfs de exacte locatie van hun datacenters om te worden beschermd tegen aanvallen of inbraken.

Conclusie - databasebeveiliging is uiterst belangrijk

Databases moeten op verschillende niveaus worden beschermd. Naast de feitelijke technische beschermingsmaatregelen spelen ook fysieke factoren een rol. Als je voor een systeem in de Cloud hebt gekozen, moet je op de provider vertrouwen.

Maar een lokale server doet veel werk en uw eigen IT-infrastructuur moet deze adequaat kunnen beschermen. Bij kleinere bedrijven is dit vaak niet het geval. Het is daarom raadzaam om vooraf na te denken welke DMS-oplossing of welke database het meest zinvol is voor uw eigen bedrijf.