Cloud DMS via de app

Centraal documentbeheer wordt in veel bedrijven steeds belangrijker. Sinds enige tijd worden DMS-oplossingen niet langer bijna uitsluitend door de administratie gebruikt – het landschap verschuift naar documentbeheersystemen die het hele bedrijf bestrijken. Bovenal gaat het om het gebruik van digitale transformatie om bedrijfsprocessen te stroomlijnen, gegevenssilo's te vermijden en een interface te creëren die u directe toegang tot alle centrale documenten geeft.

DMS-systemen wijzigen

Maar in tijden van digitalisering verandert ook de manier waarop bedrijven werken. Enerzijds worden er steeds meer digitale documenten aangemaakt en is een adequaat DMS-systeem vereist om ze te beheren. Anderzijds wordt mobiel werken steeds relevanter. Steeds meer gebruikers willen onderweg toegang hebben tot belangrijke gegevens, zodat ze bijvoorbeeld de weg naar de klant optimaal kunnen gebruiken.

De verwachtingen van klanten veranderen ook. In de tussentijd is het bijna vanzelfsprekend geworden om van een serviceprovider dezelfde servicestandaard te verwachten voor gebruik op locatie als die u gewend bent van afspraken in het bedrijf zelf. Een app waarmee gebruikers ook mobiele toegang hebben tot het DMS-systeem kan veel voordelen bieden, vooral wanneer deze buitenshuis worden gebruikt.

Mobiele DMS-systemen via app, terminalserver of webvariant

Er zijn verschillende manieren om mobiele toegang tot het eigen DMS-systeem van een bedrijf mogelijk te maken, zelfs als het niet in de Cloud is. Met terminalservers kunnen bedrijven op afstand publiceren op clientapparaten - ongeacht de locatie van het bijbehorende apparaat. Dit betekent dat elke gebruiker toegang heeft tot alle relevante documenten, ongeacht de locatie - ook op de bouwplaats of rechtstreeks bij de klant. Bovendien hoeven applicaties slechts eenmaal te worden geïnstalleerd en vervolgens automatisch te worden bijgewerkt. Dit elimineert bronnen voor permanente updates op elk afzonderlijk apparaat.

De kwestie van licenties is ook belangrijk. Als een terminalserver wordt gebruikt, wordt het maximale aantal gebruikers dat tegelijkertijd toegang heeft tot de DMS-software bepaald via het zogenaamde concurrent user-licentiemodel. Dit kan leiden tot aanzienlijke besparingen in vergelijking met licenties per apparaat. Het model stelt echter ook een bovengrens, die niet onmiddellijk kan worden gewijzigd in geval van een plotselinge, hogere toegangsvereiste.
Samenvattend is het gebruik van een terminalserver voor toegang tot het eigen DMS-systeem van het bedrijf vooral de moeite waard als het bedrijf een geografisch uitgebreid netwerk van gebruikers heeft en er geen webversie van het DMS-systeem beschikbaar is.

Voor wie is Cloud DMS-systeem app?

Hoe meer documenten worden beheerd met behulp van DMS en hoe groter het belang van het DMS-systeem binnen het bedrijf, hoe belangrijker het wordt om toegang te krijgen tot documenten buiten het bedrijfsnetwerk. Verschillende scenario's zijn denkbaar: van het verplaatsen van het bestand naar de externe afspraak, via ongeplande, spontane toegang tot de benodigde documenten, tot mobiele workflowprocessen (bijv. Factuur- of documentgoedkeuring door managers, schademelding / registratie op locatie, interne bestellingen) Verzorgingsdienst, bouwwerf, enz.) En verder.

Omdat toegang tot verschillende programma's door eenvoudig op het app-pictogram te klikken al voor veel mensen uit de privésector deel uitmaakt van het dagelijkse leven, biedt de intuïtieve oplossing zichzelf hier ook voor bedrijven. 

Verschillende app-functies - wat kunnen mobiele DMS-oplossingen doen?

Van open source-oplossingen tot dure, op maat gemaakte complete pakketten, er is een breed assortiment op de DMS-markt. Het kan snel gebeuren dat twee oplossingen qua functionaliteit vergelijkbaar zijn, maar verschillen in één essentiële functie. Het is daarom belangrijk om van tevoren te weten te komen welke functies beschikbaar zijn in de app-versie.

Lezen versus Bewerken in de app

Met de meeste Cloud gebaseerde DMS-systemen kunnen documenten worden bekeken, in sommige gevallen is dit echter beperkt tot leestoegang. Voor de gebruiker die zich wil voorbereiden op het komende gesprek op weg naar een klant kan zo een leestoegang voldoende zijn. Een vertegenwoordiger die via de app wijzigingen op de locatie van de klant wil aanbrengen heeft hier niet voldoende aan. In dit geval zou het voordelig zijn om een Cloud DMS te kiezen waarin ook wijzigingen kunnen worden aangebracht met behulp van de bijbehorende app.

Online versus Offline toegang tot documenten in het DMS

Bedrijven die specifiek op zoek zijn naar een DMS-systeem dat ook via de app toegankelijk is, doen dit in de meeste gevallen via een smartphone of tablet. Het probleem hierbij is vaak dat niet overal een stabiele internetverbinding is. De verbinding is meestal beperkt, vooral onderweg, en het mobiele datavolume is snel uitgeput. Als u niet wilt investeren in alternatieven zoals een mobiele LTE-router, moet u voordat u een DMS-systeem implementeert, informeren of het mogelijk is om toegang te krijgen tot documenten, zelfs in de offline modus.

Functies zoals een gerichte zoekactie in de volledige tekst zijn ook niet in alle DMS-systemen op een gestandaardiseerde manier beschikbaar in de betreffende app.

Ondanks de voordelen die kunnen voortvloeien uit de mobiele voordelen van de DMS-oplossing, staat mobiele toegang voor veel mensen nog steeds in direct verband met beveiligingsrisico's.

Veiligheidseisen voor Cloud gebaseerde DMS-oplossingen

Als mobiele toegang tot het DMS mogelijk is, moeten ook speciale voorzorgsmaatregelen worden genomen op het gebied van gegevensbescherming en IT-beveiliging. Enerzijds moet ervoor worden gezorgd dat het eindapparaat waarmee de app wordt gebruikt vrij is van malware die gevoelige informatie kan aftappen. Bovendien is het de verantwoordelijkheid van de betreffende gebruiker om zijn mobiele apparaat, waarmee hij toegang heeft tot vertrouwelijke klantendocumenten, niet onbeheerd achter te laten. Diefstal is ook niet uitgesloten.

Een andere risicofactor kan worden gevonden in het gebruik. In het bedrijf zelf is het veel gemakkelijker om ervoor te zorgen dat onbevoegden geen toegang hebben tot vertrouwelijke documenten. In het geval van mobiel moet ervoor worden gezorgd dat de omgeving zelf geschikt is voor toegang tot gevoelige gegevens.

Weergaven in het mobiele DMS-systeem

Een groot aantal moderne DMS-systemen hebben verschillende manieren om een specifiek document of gegevensrecord te bekijken. Veel gebruikers hebben bijvoorbeeld toegang tot een bepaald document, maar kunnen niet alle informatie in het document zien. Vooral als het DMS-systeem op een openbare plaats wordt gebruikt, kan deze functie helpen bij het beschermen van vertrouwelijke gegevens door alleen de essentiële onderdelen weer te geven.