De voordelen van Cloud DMS

Bedrijven kiezen steeds vaker voor Cloud gebaseerde DMS-systemen maar wat zijn de voordelen van Cloud gebaseerde DMS-software?

Cloud-oplossingen zijn vooruit op het gebied van bedrijfssoftware. Dit heeft onder andere te maken met het feit dat de manier waarop we werken in tijden van digitale transformatie aan het veranderen is. Mobiel werken wordt steeds belangrijker. Werknemers moeten de mogelijkheid hebben om lopende contracten op weg naar de klant te bekijken of, indien nodig, hun werk in het thuiskantoor voort te zetten.

Cloud DMS-software bespaart middelen

Een groot verschil met "conventionele" systemen is dat cloudoplossingen worden beheerd met behulp van externe datacenters. Deze oplossingen zijn met name geschikt voor bedrijven die niet over de nodige middelen beschikken om het systeem zelf te beheren of ze niet willen gebruiken. Dit elimineert de noodzaak voor complexe installatie op uw eigen systeem. Het bedrijf is ook niet verantwoordelijk voor onderhoud of regelmatige software-updates.

Cloud providers hebben kennis van DMS-software

Aanbieders van Cloud gebaseerde DMS-software hebben meestal uitgebreide, specialistische expertise op hun gebied. Dit betekent dat zij over de nodige middelen beschikken om de veiligheid, stabiliteit en beschikbaarheid van de DMS-software te garanderen. Het is dus niet alleen de DMS-software zelf, maar een allround DMS-service, die is inbegrepen in het maandelijkse vaste bedrag. Daarbij komen de (meestal) lage maandelijkse kosten per gebruiker, die niet in verhouding staan tot de aanschaf- of implementatiekosten van conventionele DMS-software. Het bedrijf heeft daarom de financiële middelen elders beschikbaar.

Hoge flexibiliteit met Cloud gebaseerde DMS-software

Een ander voordeel dat Cloud gebaseerde DMS-oplossingen onderscheidt van conventionele varianten is de hoge mate van flexibiliteit. Gebruikers van een Cloud gebaseerde DMS-oplossing hebben 24 uur per dag toegang tot het systeem en ongeacht hun locatie. Dit is met name voordelig voor werknemers die onderweg werken of af en toe in het veld of in het buitenland werken. Collega's die op locatie in het bedrijf werken, profiteren ook van de real-time uitwisseling van informatie. Als er een efficiënte informatiestroom binnen het bedrijf is, kunnen verzoeken van klanten ook optimaal en snel worden ingewilligd.

Naast lokale en tijdelijke flexibiliteit biedt de Cloud ook veel ruimte als het gaat om opslagruimte. Hoewel eigen servers op een bepaald punt hun mogelijke werklast hebben bereikt, zijn er meestal geen significante limieten voor Cloud-DMS-oplossingen. Hier moet alleen worden opgemerkt dat in de meeste gevallen de maandelijkse kosten toenemen met de vereiste opslagruimte.

Snellere implementatie

De relatief korte implementatietijd is ook direct gekoppeld aan de lagere benodigde middelen. Cloudoplossingen zijn meestal binnen een zeer korte tijd na het plaatsen van de bestelling beschikbaar voor het bedrijf, omdat het bedrijf zelf geen verdere acquisitiemaatregelen hoeft te nemen (zoals servers enz.) 

Het wordt duidelijk waarom steeds meer bedrijven cloudgebaseerde DMS-software gebruiken. Maar welke eisen hebben bedrijven aan adequate DMS-software, en hoe en met welke functies kunnen deze met name in de cloud worden geïmplementeerd?

Vereisten voor DMS-software vanuit de cloud

Cloud-gebaseerde DMS-oplossingen zijn gestandaardiseerd. Omdat de individuele aanpassingsopties vaak relatief klein zijn, is het van essentieel belang dat providers interfaces maken met andere gemeenschappelijke, essentiële systemen. In de regel worden interfaces naar relevante systemen ook op een gestandaardiseerde manier aangeboden. Aangezien documenten van bestaande softwareoplossingen ook kunnen worden beheerd met behulp van DMS-software, worden gegevenssilo's en algemene bestandsredundaties geminimaliseerd.

De overzichtelijke opslag in een centraal systeem maakt het daarom ook eenvoudiger om naar een specifiek document te zoeken. Bovendien kan de zoekactie worden geoptimaliseerd met behulp van een centrale, centrale zoekfunctie die alle subgebieden binnen enkele seconden doorzoekt op de ingevoerde term. Dit maakt het bijvoorbeeld mogelijk om direct alle relevante gegevens uit verschillende modules voor een specifieke zakenpartner op te roepen - ongeacht de locatie waar deze oorspronkelijk was opgeslagen.

Gegevensbescherming voor cloud-gebaseerde DMS-oplossingen

Een ander aspect dat momenteel op ieders lippen ligt, is gegevensbescherming. Velen hebben nog steeds bedenkingen bij het cloud-gerelateerde probleem. Het is belangrijk om jezelf uitgebreid te informeren over de richtlijnen voor gegevensbescherming die van toepassing zijn op de respectieve provider voordat je een aankoop doet - vooral als deze is gebaseerd buiten de Europese Unie en dus ook buiten het toepassingsgebied van de AVG. Kortom, grote, internationaal actieve cloudproviders beschikken echter ook over de juiste middelen om hun datacenters 24 uur per dag professioneel te beschermen. Uiteindelijk is het alleen in uw eigen belang om uw servers te beschermen tegen aanvallen en dus tegen potentiële datalekken.

Bovendien kunnen cloud-gebaseerde DMS-oplossingen de interne bescherming van bedrijfsgegevens actief ondersteunen. Dit is met name relevant voor documenten die belastinggegevens bevatten, die gedurende een gedefinieerde periode moeten worden gearchiveerd en vervolgens moeten worden verwijderd. Het is mogelijk om deze deadlines automatisch te halen met behulp van een cloudgebaseerde DMS-oplossing.

DMS-software in de cloud

DMS-software heeft veel voordelen - snelle, flexibele toegang, gericht zoeken naar specifieke informatie, een hoge mate van transparantie en bijgevolg een geoptimaliseerde klantenservice. Iedereen die vertrouwen heeft in de cloud en zich wil heroriënteren op het gebied van DMS-software, moet overwegen of cloudgebaseerde DMS-software de noodzakelijke toegevoegde waarde kan bieden voor efficiënter werken en hogere klanttevredenheid.