DMS integraties

Het potentieel van een documentbeheersysteem in de Cloud is enorm. De integratie met andere systemen resulteert in een aantal voordelen die een op zichzelf staand systeem niet kan klaarspelen. Maar wat betekent integratie eigenlijk in deze context? Wat zijn integraties en hoe zit dit technisch gezien in elkaar? 

In dit artikel willen we de verschillende opties die er zijn voor het verbinden van een DMS met andere systemen nader bekijken en we willen ingaan op de talloze voordelen die een dergelijke verbinding kan bieden. Maar laten we eerst eens kijken naar een algemene classificatie van termen.

Wat is een DMS? - Een definitie

Een zogenaamd documentbeheersysteem is een zakelijke softwareoplossing die bedrijven helpt bij het organiseren, beheren en archiveren van het grote aantal documenten. Als gevolg hiervan wordt elk document dat in het bedrijf circuleert opgeslagen in een centrale database en gesorteerd in een overeenkomstige mappenstructuur.

Dit zorgt ervoor dat er altijd maar één, de meest recente versie van een document, beschikbaar is. Op deze manier kunnen alle medewerkers direct zien wat de status van een bepaald proces is, welke stappen nog moeten worden uitgevoerd en wie ze moet nemen. Alle werknemers werken nu met dezelfde gegevens, wat betekent dat foutenpercentages kunnen worden verlaagd en duplicaten grotendeels kunnen worden uitgesloten van het systeem. 

Het systeem voorziet elk document ook van zogenaamde metadata, waardoor het zoeken er veel eenvoudiger en sneller van wordt. Dit heeft tot gevolg dat documenten en de bijbehorende werkprocessen veel sneller kunnen worden verwerkt.

Een DMS-systeem heeft ook het potentieel om veel verschillende bedrijfsprocessen samen te brengen, te bundelen en op veel verschillende plaatsen te automatiseren. Door verbinding te maken met andere applicaties, wordt dit potentieel meer en meer benut. Maar hoe werkt zo'n verbinding en wat biedt die precies?

Integraties en koppelingen - wat zijn het?

Overeenkomstige integraties van beide oplossingen zijn een voorwaarde voor het verbinden van twee softwareoplossingen. Zogenaamde software-integraties zijn uiteindelijk logische contactpunten in een softwaresysteem, of ertussenin. Hiermee wordt de uitwisseling van opdrachten en gegevens tussen de verschillende processen en componenten mogelijk gemaakt en geregeld.

De term koppeling, verwijst naar het vebinden van verschillende softwaremodules of complete systemen. Dit maakt communicatie tussen twee systemen mogelijk, wat ook de gegevensstroom daartussen omvat. De voorwaarden hiervoor zijn de eerder genoemde integraties van deze twee systemen. Dankzij de integratie kan het ene systeem gegevens uit het andere overnemen en bruikbaar maken voor zijn eigen functies. 

Zogenaamde integratie gaat meer over het koppelen van verschillende applicaties. In tegenstelling tot de verbinding, moeten Integraties  zoveel mogelijk worden vermeden, het gaat er eerder om het ene systeem holistisch in het andere te integreren of een holistische link.

Welke integraties met een DMS zijn er?

In principe zijn veel verschillende integraties denkbaar in een DMS-systeem. E-mailprogramma's kunnen bijvoorbeeld worden geïntegreerd, verbindingen met CRM-systemen of boekhoudsoftware kunnen tot stand worden gebracht en in ERP-systemen worden geïntegreerd. 

Integratie van e-mailprogramma's

Een van de meest fundamentele koppelingen is die van documentbeheersystemen en e-mailprogramma's. Talloze e-mails komen elke dag binnen en minstens net zo veel gaan er weer uit. Veel van deze met allerlei bijlagen. Door verbinding te maken met een DMS-systeem, kunnen deze e-mails worden opgeslagen en automatisch op de juiste plaatsen worden verspreid. De inhoud van de bijlagen kan ook worden herkend en toegewezen.

Hierdoor kunnen ze direct worden geïntegreerd in de bijbehorende workflows, zodat elke medewerker direct kan zien waaraan door wie en wanneer moet worden gewerkt. Processen zijn dus aanzienlijk sneller, transparanter en vooral efficiënter. Geen e-mail is vergeten of blijft langer op één plaats dan nodig. Het is ook niet langer nodig om naar een specifieke e-mail in de tijdlijn te zoeken, maar de zoekfunctie in het DMS biedt een manier om alles snel te vinden.

Koppeling van CRM en DMS

CRM-systemen verzamelen ontelbare gegevens over de klanten van een bedrijf en slaan deze op in een centrale database. Door de verbinding tussen DMS en CRM kunnen de gegevens in het CRM-systeem verder worden verrijkt en kunnen alle gegevens op een auditveilige manier worden opgeslagen. Binnenkomende bestellingen, bijvoorbeeld per fysieke brief, zouden het klantendossier alleen in het CRM bereiken als ze in het DMS werden gedigitaliseerd en vervolgens opnieuw in CRM werden ingevoerd. Via de integratie gebeurt dit automatisch, zodat er geen dubbele invoer nodig is.

Integratie in ERP-systemen

De meeste ERP-systemen op de markt hebben nu een overeenkomstige DMS-module in hun standaardversies. Dit is volledig geïntegreerd in het hele systeem en we worden gevoed met alle documenten en bestanden binnen het ERP-systeem. Individuele DMS-oplossingen kunnen echter ook worden geïntegreerd in bestaande ERP-systemen. De voordelen die een DMS met zich meebrengt in de administratie en organisatie van een bedrijf, gelden voor het hele bedrijf. Uiteindelijk kan met deze integratie het hele bedrijf profiteren van documentbeheer.

Vele andere integraties mogelijk

De hier getoonde integraties of koppelingen zijn slechts een klein deel van de voordelen die hierdoor mogelijk zijn. Er zijn ook opties voor het aansluiten van een DMS-systeem op de bijbehorende hardware. Denk maar aan de integratie van de scanner, die de fysieke documenten digitaliseert en deze vervolgens rechtstreeks naar het DMS verzendt. Hierdoor kan het betreffende document direct worden toegewezen en op de juiste plaats worden opgeslagen. Maar er zijn nog steeds verschillende verbindingsmogelijkheden met andere softwaretoepassingen.

Wanneer u een geschikt DMS-systeem kiest, moet u daarom ook de bestaande integraties bekijken en de bijbehorende opties overwegen. Als u een op zichzelf staand systeem kiest dat niet met andere applicaties kan communiceren, gaat waardevol potentieel gewoon verloren.