Kosten Cloud DMS

Een belangrijk onderdeel bij het vinden van een geschikt DMS-systeem in de Cloud zijn altijd de kosten van de software of licenties. In de meeste gevallen huurt u als het ware software in de Cloud en betaalt een maandelijkse bijdrage voor de voorziening van het systeem, het onderhoud en ook de opslag- en rekenkracht. Maar waar zijn de kosten eigenlijk op gebaseerd? Welke vervolgkosten kunnen worden verwacht en hoe flexibel zijn de betalingsmodellen?
In dit artikel willen we de kosten van een DMS-oplossing onder de loep nemen en benadrukken wat u uiteindelijk zou moeten overwegen bij het kiezen van een geschikt systeem met betrekking tot de kosten. Maar laten we eerst de algemene werking van een DMS-systeem in de Cloud bekijken.

Wat is een DMS?

Een documentbeheersysteem (DMS) is een softwaretoepassing waarmee bedrijven hun documenten en gegevens kunnen organiseren en beheren. Alle documenten worden gedigitaliseerd en vervolgens automatisch geclassificeerd in een geschikte mappenstructuur.

Al deze documenten worden opgeslagen in een centrale database, zodat ze vrij kunnen worden bekeken en bewerkt door elke gebruiker met de juiste toegangsrechten. Uiteindelijk is er slechts één huidige versie van een document, zodat vanaf nu alle medewerkers met dezelfde geldige informatie werken. Veel bedrijfsprocessen kunnen op deze manier worden gebundeld en geautomatiseerd.

Uiteindelijk betekent dit dat dergelijke processen aanzienlijk worden gestroomlijnd en versneld, waardoor middelen worden vrijgemaakt die elders kunnen worden gebruikt. Een DMS kan een groot deel automatiseren, vooral met betrekking tot alledaagse moeizame archivering en andere kantooractiviteiten. Foutenpercentages worden verlaagd en medewerkerstevredenheid stijgt.

DMS-oplossingen bieden een groot potentieel voor verdere verbeteringen in de cashflow, niet alleen vanwege de verschillende automatiseringen, maar ook op het gebied van papierbesparing, printkosten en fysieke archieven.

Een DMS in de Cloud

DMS-systemen kunnen lokaal of in de Cloud worden gebruikt. In de laatste variant huurt u de software en heeft u er toegang tot via internet. Om dit te doen, schaft u individuele licenties voor alle werknemers die toegang tot het systeem nodig hebben aan en betaalt u een maandelijkse bijdrage aan de systeemprovider. In dit artikel willen we uitsplitsen hoe de kosten in meer detail zijn samengesteld. Welke factoren zijn uiteindelijk bepalend voor de samenstelling van de kosten?

Functionaliteiten van een DMS

In de eerste plaats bepalen de functies van het documentbeheersysteem voor een groot deel hoe hoog de maandelijkse kosten per gebruiker zijn. Leveranciers bieden vaak verschillende pakketten of licentiemodellen die in prijs variëren, afhankelijk van de reikwijdte van de functionaliteiten. Aan de ene kant zijn er licenties die de gebruiker alleen toegang tot de documenten geven, maar hem niet in staat stellen ze te bewerken. Deze leeslicenties zijn vaak goedkoper dan die met volledige bewerkbaarheid. Er zijn ook verschillen met betrekking tot het werkelijke aantal functies. Aanbieders verkopen bijvoorbeeld startpakketten, die vaak alleen een selectie van de belangrijkste functies bevatten, pro-versies met een uitgebreid toepassingsgebied en premium-versies die het volledige scala aan functies bieden.

Opslag in de Cloud

Sommige providers baseren het verdienmodel van hun DMS-oplossingen niet op basis van de reikwijdte van functies maar eerder op basis van de opslagruimte die wordt gehuurd. Dit betekent dat een onbeperkt aantal gebruikers het systeem kan gebruiken, maar slechts tot een bepaald aantal GB per maand. Er wordt bijvoorbeeld 50 GB aangeboden voor iets minder dan 500 euro per maand en 250 GB voor iets minder dan 1000 euro. 

Er bestaat ook een combinatie van de twee modellen. Er zijn providers die bijvoorbeeld vier gebruikers en maximaal 20 GB aanbieden voor 160 euro per maand in het basispakket.

Aanvullende diensten

In het begin kunnen ook nog andere kosten ontstaan, namelijk wanneer papieren documenten nog moeten worden gedigitaliseerd. Het scannen van alle belangrijke dossiers is vaak een tijdsintensief klusje. 

Een andere doorslaggevende factor in de prijsstelling van een DMS-systeem is het gebruik van extra services. Naast onderhoud en service van de software, bieden leveranciers vaak ook trainingen, ondersteuningsservices zoals live chats, Skype-ondersteuning of individuele aanpassingen aan het systeem aan. Afhankelijk van de pakketprijs kunnen deze worden gedekt of uitgesloten, wat uiteindelijk een beslissende rol speelt in de kosten. Als een bedrijf bijvoorbeeld een eigen IT-afdeling heeft, kunnen veel van deze externe services zelf worden overgenomen.

Koppelingen met andere systemen

Er moet ook worden overwogen of een te implementeren DMS-systeem in andere systemen moet worden geïntegreerd. DMS-systemen hebben veel andere voordelen, bijvoorbeeld als ze kunnen communiceren met een CRM-systeem of een ERP-systeem. Om dit te doen, moeten de respectieve toepassingen echter met elkaar worden verbonden, wat, afhankelijk van het systeem, een zekere inspanning kan vergen. Op dit moment kunnen er ook kosten zijn die in het project moeten worden opgenomen.

Wat kost een DMS?

Zoals getoond, kan in het algemeen niet worden gezegd hoe duur een documentbeheersysteem is. Het hangt ervan af hoeveel licenties of gebruikers moeten worden gekocht en hoe deze worden weergegeven in termen van de autorisatieniveaus. Er moet ook rekening worden gehouden met welke functies onder het DMS moeten vallen, hoeveel opslagcapaciteit vereist is en in welke mate externe services nodig zijn.

In principe kan worden gezegd dat hoge initiële investeringen, die grotendeels kunnen worden vermeden met een lokale implementatie, omdat het systeem al in de Cloud is geïnstalleerd en de aanschaf en exploitatie van een complexe IT-infrastructuur niet nodig is. Het enige dat nodig is, is een stabiele en snelst mogelijke internetverbinding, evenals geschikte apparatuur.

De maandelijkse kosten van een DMS-systeem variëren van 0 euro voor gratis open source-licenties, die meestal zeer beperkt zijn qua functionaliteit en opslag, tot 1.000 euro en meer per maand voor een onbeperkt aantal clients maar met een Opslagcapaciteitslimiet van bijvoorbeeld 250 GB per maand. 
Als u dit overschrijdt, betaalt u extra. Het is daarom niet mogelijk om precies te zeggen hoe duur een DMS is. Het is belangrijk om het juiste systeem te vinden voor de behoeften van het bedrijf. Een DMS betaalt zichzelf meestal toch relatief snel terug, gezien de kosten die ermee kunnen worden bespaard.