Optimaliseer workflows met DMS

Het implementeren van een Document Management Systeem (DMS) of Enterprise Content Management Systeem (ECM) is een belangrijke stap in het optimaliseren van operationele workflows. Maar voordat men kan profiteren van de voordelen van een dergelijk systeem in termen van efficiëntere werkprocessen, moeten de systemen eerst worden aangepast. Dit gaat hand in hand met een voorafgaande beschrijving van de eigen werkprocessen. Vaak wordt dit eerst opgeschreven met de introductie van een dergelijk systeem in een bedrijf. Het werk loont echter altijd als het DMS- of ECM-systeem zijn vele functies voor workflowontwerp heeft.

Aanzienlijk efficiëntere workflows

Kort gezegd beschrijft de term workflow niets meer dan operationele werkprocessen, of liever de ruimtelijke en temporele volgorde van functioneel, fysiek of technisch gerelateerde processen op een werkstation. Een DMS kan nu helpen om bestaande workflows veel efficiënter te maken door automatisch documenten toe te wijzen aan de respectieve verantwoordelijke werknemers en ook de verdere verwerking in het systeem zelf te regelen. Taakbeheerfuncties leggen de activiteiten vast en brengen deze in kaart voor elk inkomend document.

Snellere verwerking via gemeenschappelijk platform

Het document dat op deze manier is neergelegd, kan vervolgens in het systeem worden geopend en bewerkt. Bovendien kunnen individuele documenten worden gedeeld of gecodeerd voor specifieke werknemers, kunnen opmerkingen worden toegevoegd en kunnen wijzigingen worden bijgehouden. Naast het grote voordeel dat op deze manier altijd alle partijen toegang hebben tot alle benodigde informatie, zijn ze altijd op de hoogte van wijzigingen in documenten, worden ze herinnerd aan deadlines en kunnen ze veel sneller individuele processen afvinken. De tijdwinst is enorm dankzij geautomatiseerde workflows. Omdat alle werkzaamheden aan hetzelfde document en niet uit talloze verschillende versies bestaan, kan het respectieve verantwoordelijke personeel altijd uitgaan van de geldigheid van het document en dit zonder verdere vragen eenvoudig en duidelijk bewerken.

Toegangsrechten en aandelen

Uiteindelijk zorgt dit er ook voor dat er aanzienlijk minder fouten optreden tijdens een werkproces. Vooraf gedefinieerde toegangsrechten bepalen wie aan welk document moet werken en wanneer. Het is op elk moment mogelijk om te zien wie aan welk document werkt en waar het kan haperen. Als een medewerker bijvoorbeeld ziek is en een document voor langere tijd niet wordt verwerkt, worden de andere partijen op de hoogte gebracht en kunnen ze dit op tijd regelen. Als u ook de cloud gebruikt en de basis legt voor mobiel werken, kunt u nog meer voordelen vinden voor het automatiseren van verschillende werkprocessen. Als bijvoorbeeld een document eerst door een supervisor moet worden vrijgegeven, kan het vaak veel langer duren als de externe afspraken moeten worden gebruikt. Hij kan vervolgens gemakkelijk een specifiek document vrijgeven, zodat het zo snel mogelijk kan worden verwerkt.

Visualisatie van workflows

Bovendien kunnen processen visueel worden gevisualiseerd. Dergelijke voorstellingen maken zelfs complexe processen begrijpelijk en kunnen individueel worden aangepast. De mogelijkheden die een DMS biedt om workflows te automatiseren, zijn nog uitgebreider. Het is altijd de moeite waard voor bedrijven om hiermee om te gaan. Alleen al vanwege het feit dat enorme tijd kan worden bespaard, is zo'n investering de moeite waard.