Van longlist naar shortlist in 3 stappen

Het kiezen van een geschikt DMS is niet eenvoudig en moet ook zorgvuldig worden overwogen. Vooraf zijn er verschillende vragen die moeten worden opgehelderd: Waarom zou een DMS moeten worden ingevoerd? Welke doelen moet het bereiken? Moet een bestaand DMS worden vervangen? Hoe ziet de interne bedrijfsstructuur eruit? En wat is het budget dat beschikbaar is voor implementatie?

Al deze dingen moeten van tevoren worden opgehelderd. Omdat het implementeren van een DMS alleen vanwege de DMS geen optie is. Er moet een DMS worden gevonden die voldoet aan de individuele vereisten van het bedrijf. Om deze reden is het essentieel om u adequaat voor te bereiden. Zodra alle raamvoorwaarden zijn bepaald, kan het zoeken naar een nieuw DMS beginnen. Maar waar is de beste plaats om te beginnen?

De DMS-markt

De DMS-markt is enorm. Er zijn honderden verschillende systemen die door een groot aantal leveranciers worden geleverd - zowel in Nederland als internationaal. Geen wonder dat veel bedrijven overweldigd worden door de beslissing onder deze omstandigheden. Het komt dus vaak voor dat een beslissing voortijdig wordt genomen. 

Selecteer snel een DMS

Dit betekent echter dat de geselecteerde oplossing geen DMS is die het volledige behoeftenprofiel dekt. Er moeten dus snel compromissen worden gesloten met betrekking tot procesafhandeling - alleen om de vervelende zoektocht naar een geschikt systeem te verkorten en van uw bureau te krijgen. Allereerst zijn de gevolgen van een dergelijke ad-hocbeslissing misschien niet zo duidelijk.

Maar uiterlijk na een paar maanden, wanneer gebruikers het systeem niet voldoende accepteren of bedrijfsprocessen complexer zijn geworden dan vóór de introductie van het DMS, bleek het zorgvuldige onderzoek de moeite waard geweest te zijn.

Ervan uitgaande dat u vanaf het begin bereid bent een bepaalde hoeveelheid inspanning te investeren in het zoeken naar een geschikt DMS - waar begint u met het zoeken? In deze context spreekt men vaak over een lange en een korte lijst. 

Wat is een shortlist?

Simpel gezegd, een shortlist in de context van DMS is een lijst met relevante providers waarvan de oplossingen voldoen aan het eisenprofiel van het bedrijf. Het vertegenwoordigt de voorlaatste stap van het gehele besluitvormingsproces en bevat de shortlist. Er staan dus meestal tussen de 3-5 systemen op de shortlist. Maar hoe krijg je deze shortlist?

Een overzicht van DMS-software

Aan het begin van het zoeken is de wereld van DMS-software nog open. Je komt snel bekende aanbieders of marktleiders tegen die online adverteren voor hun software. Maar alleen omdat het een toonaangevende aanbieder is, betekent dit niet dat het ook een geschikt systeem biedt dat voldoet aan het individuele behoeftenprofiel. Er zijn twee manieren om erachter te komen welk systeem dit kan doen:

Enerzijds kunt u hier elk systeem op controleren. Met het aantal beschikbare rekstroken is dit echter niet alleen extreem tijdrovend, maar ook bijna mogelijk. Met deze methode is het erg onrealistisch om elke potentiële provider te kunnen controleren.

DMS-vergelijkingsportals

Aan de andere kant kun je je leven gemakkelijker maken door vergelijkingsportals te gebruiken. Hier heeft u de mogelijkheid om DMS-software met elkaar te vergelijken. Bovendien kunnen systemen rechtstreeks worden vergeleken met het betreffende eisenprofiel.

Wat is een longlist?

Aangezien vergelijkingsportals een relatief nieuwe ontwikkeling zijn, moest je in het verleden weten hoe je jezelf kon helpen. Bij het zoeken naar een geschikt DMS word meestal eerst een longlist gemaakt. Dit omvatte alle providers wier software voldoen aan het eisenprofiel van het bedrijf. 
Zoek direct contact met de DMS-provider

Fabrikanten kunnen u zelf de beste informatie geven over het betreffende systeem. Als u al een shortlist heeft samengesteld, is het geen grote inspanning om direct contact te vinden met enkele DMS-providers. 

Veel fabrikanten nodigen bijvoorbeeld potentiële klanten uit om het systeem en alle functies direct op locatie aan u te presenteren. Voordat u hier echter het eerste systeem kiest, moet u er rekening mee houden dat elke fabrikant uiteindelijk alleen de intentie heeft om zijn product te verkopen. Stel dus proactief vragen over hoe het werkt om ervoor te zorgen dat aan elke kleine eis echt wordt voldaan of, indien nodig, de mogelijkheid bestaat om overeenkomstige functies toe te voegen.

Test potentiële DMS-software

Verschillende providers bieden gratis proefversies, zodat u de mogelijkheid krijgt deze in de praktijk te gebruiken om uzelf van de software te overtuigen of, indien nodig, te bepalen op welke gebieden nog niet aan alle vereisten is voldaan. Vooral bij een eerste implementatie is het vaak zo dat gebruikers zich in de praktijk pas realiseren wat er nog ontbreekt.