DMS bij Human Resources

Tekorten aan geschoolde werknemers, hoge omzet en een groeiende vraag naar werknemers maken het voor HR-afdelingen tegenwoordig steeds moeilijker om geschikt personeel voor hun bedrijf te vinden. Bovendien is er een steeds groter wordende stroom van administratieve taken die de afdelingen ervan weerhoudt daadwerkelijk personeel te werven en te bemannen. Een documentbeheersysteem biedt verlichting op verschillende niveaus. Het gebruik van een dergelijk systeem vermindert niet alleen de administratieve inspanningen, maar biedt ook functies die de werkelijke taken ondersteunen. Om te slagen in de "oorlog van talent" moeten bedrijven tegenwoordig veel meer doen, gewoon wachten op de juiste toepassing.

Op zoek naar proactieve aanvragers

Ze moeten eerder proactief handelen en geschikte talenten vinden en aanspreken. Veel bedrijven maken al gebruik van geschikte platformen voor sollicitantenbeheer om hun wervingsprocessen te automatiseren en te centraliseren, maar dit omvat niet het genereren van gegevens en gegevensbeheer. (zie Elke Witmer-Goßer op 23.08.2019 op cloudcomputing-insider.de) Uitnodigingen voor interviews, annuleringen of contracten kunnen bijvoorbeeld niet automatisch worden gemaakt en het hele wervingsproces is vertraagd. Een DMS kan deze kloof rendabel dichten en dus veel tijd besparen. En dat is precies wat bedrijven moeten doen. Volgens een onderzoek van de softwareprovider Softgarden heeft 42,5% van de ondervraagde kandidaten al minstens één keer een aanvraag geannuleerd omdat het bedrijf niet snel genoeg op de aanvraag heeft gereageerd. Daarom moeten bedrijven vandaag snel handelen.

Geautomatiseerde creatie van documenten

Een DMS helpt dit door uitnodigingen rechtstreeks aan geschikte sollicitanten aan te bieden, of contracten kunnen automatisch worden aangemaakt en digitaal ondertekend door beide partijen onmiddellijk na een succesvol sollicitatiegesprek. Nog meer documenten kunnen vervolgens snel en gemakkelijk worden gemaakt wanneer dat nodig is. Denk maar aan privacyverklaringen en dergelijke, die een nieuwe medewerker moeten ondertekenen. Op dezelfde manier kan het gebruik van een DM-systeem veel fouten verminderen. Als documenten automatisch worden gemaakt, worden de gegevens overgedragen van de onderliggende documenten. Als dit handmatig gebeurt, kunnen transmissiefouten het irritante resultaat zijn. Ook hebben niet enkele bedrijven het contract uitbesteed aan externe dienstverleners. Met automatische documentcreatie kunnen bedrijven veel externe bestellingen terug in hun eigen huis krijgen, wat logisch is vanuit het oogpunt van kosten- en gegevensbeveiliging.

DMS zorgt voor een moderne werkplek

Uiteindelijk kan een bedrijf echter ook zijn eigen imago enorm verbeteren met behulp van een DMS. Op de lijst van de belangrijkste factoren voor een baan blijft het verlangen naar moderniteit bij sollicitanten zich ontwikkelen. Dus werkgevers moeten niet alleen voorzichtig zijn om een opwindend en bevredigend baanaanbod te doen, maar vandaag moeten de basisvoorwaarden in de baan kloppen. Een moderne werkplek met moderne applicaties verbetert het imago van het eigen bedrijf aanzienlijk en kan uiteindelijk beslissend zijn voor de beslissing van een werknemer voor of tegen een baan.