Vanuit een economisch perspectief is zakelijke dienstverlening een van de meest relevante industrieën in de dienstensector. Volgens de EU-Commissie is de sector zakelijke dienstverlening verantwoordelijk voor maar liefst 11% van het bruto binnenlands product van de Europese Unie.
Daarom willen we deze bedrijfstak nader bekijken en de branche specifieke vereisten voor een adequaat ERP-systeem benadrukken.
We laten u zien hoe ERP-systemen een revolutie teweegbrengen in projectmanagement in zakelijke dienstverlening. Profiteer nu van de verschillende voordelen.
Uitgebreide ERP-ondersteunde planning vergemakkelijkt het projectwerk voor bedrijven aanzienlijk. Meer informatie vind je hier.
Nauwkeurige tijdregistratie is van cruciaal belang, vooral voor zakelijke diensten. We laten u zien hoe ERP-systemen kunnen helpen.
ERP-systemen maken het dagelijkse zakenleven voor bedrijven gemakkelijker. Hier vindt u meer informatie over facturering op basis van software.
Een ERP-systeem voor zakelijke dienstverlening biedt veel voordelen voor human resource management. We laten u zien welke en hoe u ze kunt gebruiken.
Met een CRM-module in het ERP-systeem kunnen zakelijke dienstverleners hun processen aanzienlijk optimaliseren. U kunt hier lezen hoe.
Business Services moeten elke dag honderden documenten beheren. We laten u 5 tips zien hoe u de stroom aan documenten onder controle kunt krijgen met het ERP-systeem.
Verkoop als de succesmotor van het bedrijf: Hier leert u hoe u de verkoop van zakelijke services kunt optimaliseren met een ERP-systeem.
Financiën en boekhouding vormen het meest centrale deel van elk bedrijf.We laten u zien hoe ERP-systemen dit gebied ondersteunen.
Administratie speelt een centrale rol in de zakelijke dienstverlening. Lees hier hoe u beheerprocessen met het ERP-systeem kunt optimaliseren.
De buitendienst speelt een grote rol voor zakelijke dienstverleners. Lees hier hoe een ERP-systeem het verkoopteam kan ondersteunen.
Met het ERP-systeem als krachtige analyse-tool optimaliseert u de rapportage over de zakelijke dienstverlening. Hier is hoe.
Zakelijke dienstverleners brengen hun expertise vaak op de markt. Kennismanagement is daarom meer dan alleen een intern kennisarchief.
Bedrijven handelen met twee dingen: met goederen en met diensten. In tegenstelling tot goederen zijn diensten een immaterieel goed, dat door een economische entiteit voor een andere wordt uitgevoerd in de vorm van een betaalde activiteit.
Zakelijke diensten zijn diensten die uitsluitend plaatsvinden in een B2B-omgeving. Hier zijn enkele van de services die onder de categorie Business Services vallen:
Uit deze lijst blijkt duidelijk dat het in sommige gevallen niet mogelijk is om een precies onderscheid te maken tussen diensten voor de particuliere en diensten voor de commerciële sector.
Veel bedrijven bieden diensten aan voor zowel huishoudens als bedrijven. Een voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld te vinden in belastingadvies, dat vaak wordt gebruikt door zowel particulieren als bedrijven.
Op dit moment willen we echter alleen services in een B2B-omgeving behandelen en branche specifieke vereisten voor een ERP-systeem tonen.
Niet elk ERP-systeem is geschikt voor gebruik in elk bedrijf. Individuele vereisten zoals brancheassociatie leiden tot specifieke vereisten voor een geschikt ERP-systeem. Zakelijke dienstverleners hebben specifieke vereisten voor een ERP-systeem. Wat deze zijn, zal hieronder meer gedetailleerd worden onderzocht.
Projecten staan centraal in de toegevoegde waarde van veel dienstverlenende bedrijven. Elk project kent vijf basisfasen:
Bedrijven in de zakelijke dienstverlening houden vaak toezicht op verschillende projecten van verschillende klanten tegelijkertijd, elk in verschillende projectfasen. Om deze reden hebben bedrijven in de zakelijke dienstverlening niet alleen behoefte aan efficiënt projectbeheer, maar ook aan adequaat multi-projectbeheer.
In feite is er geen correcte manier om projecten efficiënt te beheren. Afhankelijk van de branche, de projectomvang en een aantal andere factoren, worden verschillende benaderingen van projectbeheer gebruikt.
Van traditioneel projectbeheer tot projectbeheer volgens IPMA tot wendbaar projectbeheer, tegenwoordig zijn er verschillende benaderingen in het bedrijfsleven.
Ongeacht de gekozen aanpak moet projectbeheer, met name in de dienstensector, in staat zijn om specifieke behoeften van klanten te herkennen en hiermee rekening te houden bij de implementatie van de service. In de B2B-branche heeft de klantgerichtheid ook een geheel andere weging dan op het B2C-gebied.
Af en toe kunnen bedrijven in de B2C-sector het zich veroorloven een ontevreden klant te verliezen. Op het gebied van B2C kunnen er echter potentieel grote orders zijn die verantwoordelijk zijn voor een aanzienlijk deel van de jaarlijkse omzet. Servicebedrijven mogen onder geen enkele omstandigheid het risico lopen zo'n grote klant te verliezen.
Om deze reden moet er in projectbeheer al voor worden gezorgd dat de behoeften van de klant correct worden vastgelegd. Alleen op deze manier kunnen ze later adequaat worden geïmplementeerd.
Op het gebied van klanttevredenheid speelt transparantie over de voortgang van het respectieve project een belangrijke rol. Geschikte ERP-systemen kunnen fungeren als een communicatieplatform tussen alle projectdeelnemers. Dit betekent dat gegevens in real-time tussen alle spelers kunnen worden uitgewisseld.
Bovendien is er vaak de mogelijkheid om tussentijdse balansen of andere belangrijke documenten te exporteren en deze dus aan de klant ter beschikking te stellen. Dit betekent dat de klant zich in geen enkele projectfase buitengesloten voelt en het servicebedrijf de juiste feedback kan geven.
Adequate planning is erg belangrijk op het gebied van zakelijke dienstverlening. Zoals eerder vermeld, hebben bedrijven in de zakelijke dienstverlening vaak te maken met projectwerk.
In de projectbranche is het belangrijk om een overzicht te houden van alle lopende projecten. Maar projectmanagement begint met een uitgebreide planning. Bij de planning is het belangrijk dat verschillende projecten uit dezelfde bronnenpool komen.
Bedrijven hebben een eindig aantal werknemers en zijn dienovereenkomstig beperkt in hun capaciteiten. Om deze reden moet in elk geval worden gecontroleerd voordat een nieuw project wordt aanvaard of er voldoende capaciteit is voor de uitvoering van het project.
Het kan verleidelijk zijn om zoveel mogelijk projecten te accepteren - uiteindelijk betekent een nieuw project ook extra verkoop. Desondanks zullen klanten alleen tevreden zijn als het bedrijf uitgebreid met een project kan omgaan. Als middelen ontbreken, merken klanten dit snel aan de slechte kwaliteit van de service.
Bij de beslissing of er voldoende middelen beschikbaar zijn voor de acceptatie van een ander project, kunnen ERP-systemen zakelijke diensten aanzienlijke ondersteuning bieden.
Sectorspecifieke ERP-systemen bieden een overzicht van de volledige projectpijplijn van alle komende projecten. Het systeem kan ook worden gebruikt om te berekenen hoeveel middelen welk project waarschijnlijk zal gebruiken.
Het gebruik van een ERP-systeem is niet alleen de moeite waard in grote bedrijven met veel parallelle projecten. Kleinere bedrijven kunnen ook profiteren van het gebruik van een bijbehorend systeem op het gebied van projectplanning.
Als bijvoorbeeld slechts één medewerker gekwalificeerd is om bepaalde projecten te beheren en de komende maanden al volledig wordt gebruikt, mag een dergelijk nieuw project niet met een tijdige deadline worden aanvaard.
Tijdregistratie is een belangrijk onderwerp voor bedrijven in verschillende industrieën. In de zakelijke dienstverlening in het algemeen is mobiele tijdregistratie van bijzonder belang.
Dit komt omdat zakelijke dienstverleners hun service vaak on-site uitvoeren bij de klant. In het ideale geval moeten werknemers hun werkuren op locatie kunnen vastleggen. Als de werktijd pas de volgende dag of zelfs na een week wordt ingevoerd, kan niemand de exacte werktijd onthouden.
Dit is echter vereist om billijke facturering te waarborgen. Terwijl sommige werknemers hun werkuren nogal conservatief inschatten, geven anderen er de voorkeur aan om te veel in te voeren in plaats van te weinig.
Tien minuten hier, een kwartier daar - gedurende meerdere weken, maanden en jaren kunnen extreem hoge afwijkingen van de werkelijke werkuren optreden.
Om dit te voorkomen, kunnen zakelijke dienstverleners mobiele tijdregistratiemethoden gebruiken. Apps worden steeds vaker gebruikt, waartoe medewerkers toegang hebben via hun smartphone, tablet of laptop.
Werktijden kunnen bijvoorbeeld worden vastgelegd op basis van een project of locatie met behulp van de app. Sommige apps hebben een GPS-functie die de GPS-locatiegegevens voor het begin en einde van de activiteit registreert. Zakelijke dienstverleners hebben bijvoorbeeld een op locatie gebaseerd tijdschema en er wordt transparantie in tijdregistratie gecreëerd.
Met adequate factureringssoftware kan de tijd besteed aan factuurbeheer aanzienlijk worden verminderd. Zoals elk bedrijf hebben zakelijke dienstverleners een geschikte interface nodig voor het verwerken van inkomende en uitgaande facturen.
Het vaak projectmatige werk van zakelijke dienstverleners leidt echter tot speciale vereisten voor een geschikt ERP-systeem.
Voor contracten die zich over een langere periode uitstrekken - zoals op het gebied van IT-services - bestaat het project vaak uit een vaste prijs en de maandelijkse inspanning. Dit kan in het systeem worden opgeslagen voor een specifieke service en kan daarom op elk moment worden opgeroepen als een sjabloon voor verdere facturen.
Om de volledige factuur te maken, hoeft alleen de individuele maandelijkse inspanning te worden opgeslagen. Als het om voortdurende aanvullende services gaat, kunnen deze binnen een CRM-systeem bij de betreffende klant worden opgeslagen. Deze informatie is dan ook beschikbaar voor facturering via een interface.
Hoe uitgebreid de HRM-module van een bedrijf voor zakelijke dienstverlening moet zijn, hangt in de eerste plaats af van wat voor soort service het is. Het is duidelijk dat uitzendbureaus andere eisen stellen aan een HRM-module dan belastingconsulenten.
Het is in ieder geval belangrijk dat human resource management in geen geval slechts een administratieve taak is. Integendeel, HRM vertegenwoordigt ook een centrale factor voor waardecreatie: de fundamentele administratieve vereisten van human resource management en de HRM-module omvatten voornamelijk het onderhoud en de administratie van stamgegevens en salarisadministratie.
Om legaal te werken op het gebied van loonadministratie, moet altijd de huidige loonadministratiesoftware worden gebruikt. Werktijdgegevens verschijnen in de HRM-module in de werknemersgegevens en kunnen via een overeenkomstige verbinding rechtstreeks worden overgedragen naar de loonadministratie.
Gerichte personeelsplanning is bijzonder belangrijk. Middelen moeten beschikbaar worden gesteld waar ze nodig zijn. Het doel is om alle capaciteiten volledig te benutten zonder werknemers te overbelasten.
Binnen de HRM-module kunnen HR-medewerkers een duidelijk beeld hebben van welke medewerker waar en wanneer is gepland. Als het bedrijf veel projectactiviteiten uitvoert, wordt ook een systeem aanbevolen dat werknemers een overzicht geeft van de geplande personele middelen voor parallelle projecten.
CRM is al een integraal onderdeel van de IT-infrastructuur van het bedrijf voor veel bedrijven.
CRM staat voor Customer Relationship Management en is in de loop der jaren steeds belangrijker geworden.
CRM-systemen werden oorspronkelijk vrijwel uitsluitend gebruikt op het gebied van het beheer van contactgegevens. Tegenwoordig werken CRM-systemen met veel meer dan statische contactinformatie.
Gegevens zoals de contacthistorie van elke individuele klant en de ontwikkeling van koopgedrag maken het mogelijk uitgebreide analyses uit te voeren op basis waarvan goede beslissingen kunnen worden genomen op het gebied van marketing of verkoop.
Zakelijke dienstverleners werken alleen in een B2B-omgeving. De zakelijke klantgerichtheid stelt andere eisen aan een CRM-systeem dan op het B2C-gebied.
Vanuit economisch perspectief is de individuele klant bijvoorbeeld van veel groter belang, omdat hij vaak verantwoordelijk is voor een groter deel van de totale omzet van het bedrijf. Het bedrijf heeft echter meestal veel minder klanten in de B2B-omgeving.
Vanwege de hoge status van een individuele zakelijke klant, reageren zakelijke dienstverleners meestal meer individueel op hun wensen en bieden ze oplossingen op maat. Het is daarom des te belangrijker in CRM om een holistisch beeld van klanten te krijgen en hun wensen en behoeften te begrijpen.
Hetzelfde geldt voor potentiële klanten. Aangezien een enkele nieuwe grote klant een aanzienlijke omzetstijging kan betekenen, moeten kansen op het gebied van leadbeheer specifiek worden geïdentificeerd en aangegrepen. De contacthistorie van een enkele lead of potentiële prospect moet altijd in het systeem worden bijgehouden.
Als het eerste contact op een beurs plaatsvond, kan in het systeem een profiel van het bedrijf worden aangemaakt met eerste informatie. Dit profiel kan op elk moment worden opgeroepen en er kunnen extra gegevens worden toegevoegd. Op deze manier ontstaat in de loop van de tijd een beter beeld van het bedrijf. Verkopers kunnen nu contact opnemen met het bedrijf met gerichte, relevante aanbiedingen en de lead wordt klant.
DMS is de afkorting voor documentbeheersysteem. Documentbeheer wordt in een of andere vorm gebruikt in bedrijven in alle sectoren. Bedrijven profiteren in elk geval van de integratie van het DMS in het ERP-systeem.
Als het DMS niet op een gestandaardiseerde manier in het ERP-systeem is geïntegreerd, is een verbinding via een geschikte integratie of een add-on altijd de moeite waard. Dit is de enige manier om een naadloze informatiestroom tussen de twee systemen te garanderen en dubbel gegevensonderhoud te voorkomen.
Met functies zoals automatische indexering of indexeringsmechanismen kunnen documenten efficiënt worden beheerd en snel worden gevonden.
Bovendien zorgen moderne DMS-functies voor een betere samenwerking bij processen tussen afdelingen. Alle werknemers die bij een project betrokken zijn, kunnen bijvoorbeeld wijzigingen aanbrengen in documenten, die vervolgens in real-time zichtbaar worden in het systeem.
In de loop van de digitale transformatie veranderen de verkoopkanalen snel. Dit is ook het geval op het gebied van zakelijke dienstverlening. Een overeenkomstige online aanwezigheid is bijvoorbeeld min of meer een vereiste geworden. Dit is ook het geval in de B2B-omgeving.
Digitalisering bracht echter ook de klantreis in marketing en verkoop. Bedrijven kunnen begrijpen hoe een klant de weg naar hen heeft gevonden. Moderne ERP-systemen zijn krachtige analysetools die worden gebruikt om veelbelovende kanalen te identificeren en uit te breiden.
Uiteindelijk is het doel van verkoop het creëren van meer klantwaarde en dus meer omzet tegen aanzienlijk lagere kosten. Met een branche specifiek ERP-systeem worden verkoopprocessen aanzienlijk worden geoptimaliseerd.
Met gerichte aanbiedingen op de juiste kanalen worden verkoopdoelen sneller en eenvoudiger worden bereikt. Een adequaat ERP-systeem geeft zakelijke diensten dus een beslissend concurrentievoordeel.
Het daadwerkelijke succes van een bedrijf wordt duidelijk op het gebied van controlling en boekhouding. Zijn de cijfers correct of loopt het bedrijf het risico verliezen te maken?
Hoe krachtig financiële modules in het ERP-systeem voor zakelijke dienstverleners moeten zijn, hangt sterk van het bedrijf af. Veel bedrijven besteden sommige activiteiten ook uit aan belastingadviseurs binnen de zakelijke dienstverlening.
De basisfuncties van de boekhouding bestaan hoofdzakelijk uit:
Al deze functies kunnen worden geïmplementeerd in het ERP-systeem, bijvoorbeeld via een geschikte integratie.
Administratieve activiteiten worden vaak gezien als een noodzakelijk kwaad. Dit hoeft echter niet het geval te zijn. ERP-systemen kunnen vervelende administratieve processen aanzienlijk stroomlijnen en optimaliseren.
Op het gebied van zakelijke dienstverlening is het vaak nodig om meerdere parallel lopende projecten te beheren. Als er een onverwacht incident is, moet er onmiddellijk actie worden ondernomen. Dankzij de centrale afstemming van een ERP-systeem hebben alle werknemers met de juiste toegangsrechten een overzicht van alle projecten en kunnen ze reageren in noodgevallen.
Zakelijke dienstverleners produceren geen fysieke goederen voor latere distributie en hebben daarom andere vereisten voor een systeem dat is bedoeld om inkoop- en inkoopprocessen in kaart te brengen.
Serviceproviders moeten echter ook met deze processen omgaan. Schoonmaakbedrijven hebben op gezette tijden nieuwe gebruiksvoorwerpen nodig en tuinarchitecten hebben nieuw gereedschap of bepaalde materialen nodig.
Meestal krijgen bedrijven hun goederen van bepaalde groothandelaren. Langdurige zakelijke relaties werpen meestal hun vruchten af door kortingen of andere voordelen.
Contractueel gereguleerde quota zorgen ook voor een bepaald beveiligingsniveau voor beide partijen: de groothandel heeft altijd een koper voor zijn goederen en het bedrijf voor zakelijke dienstverlening heeft altijd een leveringsbron voor een overeenkomstige hoeveelheid van een bepaald product.
Moderne ERP-oplossingen bieden de mogelijkheid om productcatalogi van externe partijen te verbinden. De koper kan dus alle producten rechtstreeks in het systeem bekijken en met slechts een paar klikken een bestelling plaatsen. Dit wordt vervolgens rechtstreeks naar de groothandel verzonden en het bedrijf ontvangt een real-time melding of de bestelling kan worden uitgevoerd.
In dit geval is het een ERP-systeem dat bedrijven met elkaar verbindt. Om deze reden spreekt men vaak van een ERP II-systeem wanneer dergelijke functies beschikbaar zijn. Beide bedrijven profiteren van de transparantie die voortvloeit uit het gebruik van een uniform systeem.
Zoals eerder al besproken, spelen dienstverlenende bedrijven vaak een belangrijke rol bij mobiel werken of gebruik op locatie. Dit is natuurlijk minder het geval bij belastingadviseurs dan bij een schoonmaakbedrijf. Niettemin wordt mobiel werken ook steeds belangrijker op gebieden die traditioneel niet geassocieerd worden met mobiel werken.
Dit is voornamelijk te wijten aan het feit dat de verwachtingen van klanten groeien en vaak dezelfde servicekwaliteit op locatie vereisen. Om hieraan recht te doen, kunnen zakelijke dienstverleners mobiele functies gebruiken. Vooral op het gebied van velddienst is het gebruik van een mobiel ERP-systeem bijna onmisbaar geworden.
Verkoopvertegenwoordigers kunnen bijvoorbeeld contracten bekijken met hun bedrijfstelefoon. Zo kan de verzekeringsagent bijvoorbeeld de exacte details van de materiële schade op weg naar de zakelijke klant zien en zich dienovereenkomstig voorbereiden op het gesprek.
Wijzigingen kunnen vervolgens rechtstreeks op locatie worden aangebracht, die op hun beurt in real-time beschikbaar worden gesteld aan werknemers op kantoor. Dit kan de verwerking van een applicatie aanzienlijk versnellen.
Zoals eerder vermeld, zijn moderne ERP-systemen krachtige analysetools. Bedrijven in verschillende industrieën profiteren van een breed scala aan analysefuncties.
Zakelijke dienstverleners kunnen bijvoorbeeld inzicht krijgen in welke marketingstrategie de grootste ROI had - maar ook toekomstige kansen kunnen worden geïdentificeerd.
Data is de olie van de 21ste eeuw. Artificial intelligence, machine learning of big data zijn een belangrijk onderdeel van het dagelijks leven geworden.
Vooral op het gebied van analysefuncties wordt kunstmatige intelligentie steeds vaker gebruikt in ERP-systemen. De AI is in staat om grote hoeveelheden gegevens op een gerichte manier te evalueren. De resultaten kunnen vervolgens duidelijk worden weergegeven in het ERP-systeem.
Samenvattend kan worden gezegd dat adequate, branche specifieke ERP-systemen zakelijke dienstverleners een beslissend concurrentievoordeel kunnen geven. Door nieuwe kansen te tonen en processen te optimaliseren, kan de winstgevendheid van het bedrijf duurzaam worden verbeterd.
Een ERP-systeem ontwikkelt zijn volledige potentieel ook als er overeenkomstige verbindingen met andere systemen zijn. Dit is de enige manier om een naadloze informatiestroom tussen het ERP, CRM-systeem en DMS te waarborgen.