In de loop van de digitalisering veranderen ook de bewezen werkprocessen steeds meer. Maar niet alles wat nieuw en innovatief lijkt, is ook een toegevoegde waarde. Als je op het verkeerde paard wedt, loop je het risico achter te blijven.
ERP-software helpt bedrijven in de bouw om al deze uitdagingen optimaal aan te gaan maar met alle verschillende software en aanbieders is het moeilijk om het juiste systeem voor uw onderneming te vinden. In deze serie willen we de belangrijkste functies van ERP voor bouwbedrijven bekijken.
Wat is ERP-software?
ERP staat voor Enterprise Resource Planning en beschrijft de ondernemerstaak om de beschikbare middelen voor het bedrijf op de best mogelijke manier te gebruiken. Naast de materialen en grondstoffen zijn er ook hulpmiddelen, het wagenpark, machines en personeel.
Tegenwoordig zijn bedrijven, met name in de bouwsector, steeds complexer geworden en zijn de processen niet eenvoudig te begrijpen. Dit is waar ERP-systemen een rol spelen. Deze bedrijfssoftware-oplossingen brengen alle gegevens van elk deel van het bedrijf samen in een centrale database. Processen zijn op sommige punten zichtbaar gestroomlijnd en geautomatiseerd.
Vanaf nu heeft elke gebruiker van het systeem toegang tot alle relevante gegevens in het bedrijf en worden datasilo's opgelost. Dit betekent op zijn beurt dat er veel minder middelen hoeven te worden gebruikt voor individuele bedrijfsprocessen. Ontdek hoe dergelijke automatiseringen in de praktijk precies werken en welke toegevoegde waarde ze hebben, vooral voor bedrijven in de bouwsector.
Functionaliteiten voor de bouw
Naast de klassieke modules en functies in een ERP-systeem worden speciale industriële oplossingen voor de bouwsector voorzien van verschillende andere functionaliteiten. Laten we daarom eens kijken naar een typisch ERP-systeem voor de bouwsector met al zijn functionaliteiten.
Efficiënt projectbeheer met ERP-software
Voor projectmanagement in de bouwsector is het soms nodig om alle commerciële en technische processen in kaart te brengen die nodig zijn voor de uitvoering van een bouwproject. Het doel is om projecten optimaal te plannen, uit te voeren en te beheersen. Alle risico's moeten vanaf het begin zo veel mogelijk worden beperkt en projecten moeten worden geoptimaliseerd op het gebied van kwaliteit.
Projectmanagement in ERP-systemen voor bouwbedrijven bevat functies voor het plannen, coördineren en definiëren van alle actiegebieden. Er worden verschillende handige tools gebruikt die niet alleen de processen vereenvoudigen, maar ook de interne communicatie en samenwerking aanzienlijk verbeteren zoals Gantt-diagrammen en materiaalbeheer.
Een geoptimaliseerde bouwplanning
Een elementair onderdeel van elk bouwbedrijf is de planning, waarin een bouwproject wordt ontworpen en ontwikkeld. Bouwplannen en bouwkundige tekeningen zijn uiteindelijk cruciaal voor de goedkeuring van een bouwproject en zijn daarom van centraal belang. Een succesvolle bouwplanning bestaat uit negen stappen die in het ERP worden opgenomen.
Van basisbepaling en planning, ontwerp en het goedkeuringsproces tot en met concrete uitvoeringsplanning, contractplanning, bouwtoezicht en het uiteindelijke projectbeheer en documentatie. ERP-systemen helpen met gedetailleerde constructieplanning met behulp van veel verschillende tools. Er worden bijvoorbeeld speciale CAD-programma's gebruikt. Hiermee kan de gebruiker virtuele modellen van bouwprojecten maken, rekening houdend met de variabele kosten.
Strategisch materiaalbeheer en inkoop
In een steeds complexere en geglobaliseerde supply chain spelen inkoop, logistiek en materiaalbeheer een cruciale rol in het succes van het bedrijf. Het gaat niet alleen om de interne processen voor het besturen en bewaken van het ERP-systeem. Het is veeleer ook belangrijk om strategische afwegingen te maken met betrekking tot de inkoopprocessen. Uitgebreide documentatie en uitgebreide communicatie langs de supply chain zorgen ervoor dat bedrijven een geoptimaliseerd inkoopbeleid hebben.
De vereiste kwaliteit van de materialen moet op tijd worden verkregen tegen de laagst mogelijke prijs. Maar tegenwoordig spelen andere factoren een beslissende rol. Inkoop is tegenwoordig veel strategischer en geeft ook actief vorm aan relaties met leveranciers. Op dit moment dekken ERP-systemen niet alleen de ERP, ze bieden ook de juiste tools voor het verwerken van het complexere inkoopbeheer.
Eenvoudige en efficiënte calculaties
Het berekenen van prijzen, marges of budgetten is niet altijd eenvoudig en kan op lange termijn hele afdelingen in beslag nemen. Desalniettemin is een strategische projectberekening cruciaal om het contract te winnen. Op dit moment bieden ERP-systemen een breed scala aan opties voor verschillende soorten berekeningen. Of het nu gaat om een voorlopige en lopende projectberekening, een toeslag of een definitieve eindberekening.
Berekeningsstatistieken met alle relevante kerncijfers kunnen ook eenvoudig worden uitgevoerd. De respectieve berekening met betrekking tot veel verschillende parameters kan net zo gemakkelijk worden gewijzigd. Loongroepen kunnen bijvoorbeeld worden aangepast of kortingen kunnen worden opgenomen. Hoe gedetailleerder de berekening kan worden gemaakt, hoe gemakkelijker het is om het hele project uiteindelijk te volgen.
Systematisch documentbeheer
In een bedrijf, ongeacht de branche, worden elke dag duizenden verschillende documenten en gegevens gegenereerd. Inkomende en uitgaande e-mails, constructietekeningen, facturen, leveringsbonnen enzovoort.
Zogenaamde documentbeheersystemen worden gebruikt om al deze documenten optimaal te organiseren. In het bijzonder slaan ze alle documenten die in het bedrijf circuleren op in een centrale database en voorzien ze van de relevante metagegevens. Deze worden gebruikt voor het ophalen en zorgen ervoor dat een document correct wordt opgeslagen met betrekking tot de inhoud.
Maar moderne DMS-oplossingen gaan een paar stappen verder. Op veel plaatsen kunnen ze worden gebruikt om verschillende automatiseringen in te stellen die werkprocessen stroomlijnen, efficiënter en transparanter maken. Omdat er slechts één versie van een document tegelijk wordt gebruikt, zijn er aanzienlijk minder fouten als gevolg van duplicaten.
Orderverwerking
Met het ERP-systeem kunnen verschillende stappen van orderbeheer op veel plaatsen worden geautomatiseerd. Dit bespaart niet alleen geld en tijd, maar geeft u ook een overzicht van het grote geheel door deze functies.
Over het algemeen behandelt orderverwerking alle organisatorische processen die betrekking hebben op een specifieke order. Het proces begint in principe met het eerste contact en eindigt met de nazorg van het onroerend goed.
Met een strategische organisatie van orderverwerking voorkomt een bedrijf fouten, vertragingen en misverstanden. Dit leidt op zijn beurt tot het vermijden van extra kosten en arbeid. Bovendien moeten contractuele boetes onder alle omstandigheden worden vermeden. Daarom is concrete orderplanning en -verwerking zo belangrijk.
Nauwkeurige tijdregistratie maakt facturering eenvoudiger
Bij projecten is het altijd belangrijk om bij te houden hoeveel werktijd hierin is opgenomen. ERP-systemen houden niet alleen rekening met de werkuren van de werknemers waarmee rekening moet worden gehouden bij de berekening, maar houden deze ook bij tijdens het projectproces. Op deze manier kunt u op elk moment zien hoeveel uren, waarmee medewerkers al in het project zijn gegaan en hoe ze zich verhouden tot de berekende werkuren.
Voor projecten is het belangrijk om zich te houden aan het vastgestelde budget. Vooral werktijden zijn een beslissende factor die hier een serieuze impact kan hebben. Naast pure tijdregistratie gaat het ook om het dynamisch plannen van werkuren in geval van vertragingen of stilstandtijden.
Snel en gemakkelijk factureren
Gegevens van de bestelling kunnen gemakkelijk en direct worden overgedragen bij het factureren. Dit bespaart veel tijd. Passende sjablonen worden opgeslagen in ERP-systemen, die snel en gemakkelijk kunnen worden gewijzigd, afhankelijk van de factuur. Uiteindelijk zorgt deze procedure voor facturering er ook voor dat er minder fouten worden gemaakt. Als alle posities handmatig moeten worden ingevoerd, kan dit niet alleen tijd verspillen, maar ook tot fouten leiden.
ERP-systemen ondersteunen echter niet alleen de feitelijke facturering. In plaats daarvan kunnen de overeenkomstige functies ook worden gebruikt om aanbiedingen, bestellingen of leveringsbonnen te maken en te verzenden. Collectieve facturen kunnen meestal met weinig moeite worden aangemaakt en verzonden.
Uiteindelijk profiteert boekhouding van ERP-software. Omdat alle gegevens beschikbaar zijn in een centrale database, hoeft u niet lang te wachten op ontbrekende documenten, maar kunnen facturen grotendeels automatisch worden aangemaakt.
Uiteindelijk verbetert dit niet alleen uw eigen werkprocessen, maar zorgt het ook voor een verbeterde cashflow en betere klanttevredenheid.
Aan het einde van een bouwproject is het altijd nodig om erop te wachten en de bijbehorende diensten rondom het gebouw te dekken. Een ERP-systeem biedt hiervoor ook verschillende functies. Het is bijvoorbeeld noodzakelijk om serviceorders te beheren, onderhoudsplannen te maken of zelfs kostenramingen hiervoor te berekenen. Er kunnen echter ook grafische serviceplannen worden opgesteld, waarmee aankomende taken van individuele medewerkers kunnen worden gevisualiseerd en in kalenders kunnen worden vastgelegd.
Conclusie
ERP voor de bouw verschilt enorm van software voor andere industrieën. Vanwege het specifieke werkveld zijn speciale oplossingen vereist die een ERP optimaal kan dekken. In deze serie willen we u een gedetailleerd overzicht geven van de verschillende modules en functies van een ERP voor bouwbedrijven.
Het moet laten zien waar u op moet letten bij het zoeken naar een geschikt systeem voor uw bedrijf. Daarnaast willen we u ook laten zien welke opties beschikbaar zijn in moderne ERP-systemen om uw eigen processen duurzaam te optimaliseren om op de lange termijn in de markt te blijven.