Het papierloze kantoor vaak alleen utopie

Een documentbeheersysteem (DMS) is vaak het startsein voor veel bedrijven bij het digitaliseren van hun processen en vormt de basis voor vele andere toepassingen, de voordelen van een DMS zijn direct zichtbaar voor iedereen en ook technisch wenselijk. Men ontsnapt aan de chaos van het papier, bespaart enorme kosten, vermijdt fouten en voorkomt verlies van documenten. Statista's studie "Papierloze kantoren in Duitsland en Oostenrijk", in opdracht van Kyocera, interviewde ongeveer 1.650 kantoormedewerkers met pc-werkstations in de twee landen, en slechts 4% zei dat ze volledig papierloos waren.

Nog steeds papier zonder einde

Maar nog angstaanjagender is het feit dat ongeveer een kwart (24%) van de respondenten zei dat ze meer dan 100 pagina's per week afdrukken. De meest gedrukte documenten bevatten tekstdocumenten met 65%, gevolgd door tabellen met 38% en e-mails met 37%. Gevraagd waarom gebruikers deze documenten afdrukken, verklaarde meestal (49%) dat ze als document nog steeds aantekeningen op papier konden maken. Andere motieven voor het afdrukken van de documenten waren volgens de studie eenvoudiger documenten en een betere leesbaarheid, elk met 42%. Hoewel veel documenten worden afgedrukt, verwelkomde de meerderheid van de respondenten (73%) zeker het papierloze kantoor en gaan ervan uit dat er in de toekomst steeds minder papier zal worden gebruikt.

Een ander resultaat van de studie verrast maar minder. Wat het gebruikte DMS betreft, zijn grotere bedrijven aanzienlijk verder dan kleine en middelgrote bedrijven. In slechts 38% van het MKB worden bijvoorbeeld gelijkwaardige DM-systemen gebruikt, terwijl in grotere bedrijven bijna de helft (48%) dergelijke systemen heeft.

Waarom MKB-bedrijven vertrouwen op DMS

Uit een ander onderzoek van het Fraunhofer Institute for Industrial Engineering bleek dat MKB-bedrijven die een DMS gebruiken de snelle toegang totinformatie waarderen (58%). Verdere redenen waarom KMO's een DMS gebruiken, zijn volgens de studie, de locatie-onafhankelijke toegang tot informatie (38%), de beveiliging van gegevens en informatieverlies (35%), de mogelijkheid om werkprocessen (32%) te automatiseren, kosten en Tijdwinst (31%) en betere naleving van wet- en regelgeving (29%). Bovendien is 65% van degenen die momenteel geen DMS gebruiken ervan overtuigd dat ze op lange termijn niet zonder kunnen.

Gereedheid voor de DMS is er

Ongeveer 25% van deze groep zou dan bereid zijn tot € 20.000 te investeren voor de introductie, 7% zelfs meer dan € 100.000. (zie Mirjana Stanisic-Petrovic vanaf 10.10.2018 op iao.fraunhofer.de) Uiteindelijk blijken veel, vooral kleine bedrijven bereid te zijn om een documentbeheersysteem in hun bedrijven te standaardiseren, maar ze hebben vaak de nodige middelen, vooral geld en tijd missen. Omdat een DMS niet zomaar terloops kan worden geïnstalleerd en geïmplementeerd. Terwijl grotere bedrijven extra personeel aan deze taak kunnen toevertrouwen, en in het beste geval hele projectteams uitbesteden, wordt deze taak in kleine bedrijven verdeeld over heel weinig en vaak al zwaar belastende schouders.